Ser gerente de un centro fitness es muy absorbente: reuniones con los monitores, gestión de la reparación de averías, planificación comercial, negociación con proveedores, atender quejas y sugerencias de los clientes, sustituir un monitor en el último momento… en fin ¿qué os voy a contar que no sepáis? Muchas veces nos metemos en la vorágine del día a día y perdemos totalmente el control de nuestro tiempo pasando a ser meras marionetas de las necesidades de nuestro gimnasio.
Pues bien, no puedes permitir que eso pase. Nos puede ocurrir un día suelto porque ha pasado algo grave en nuestra instalación y nos desbarate nuestra agenda, pero no puede ser la tónica habitual. No he conocido a ningún gestor fitness que no haya sufrido este problema. Algunos toman las riendas y lo solucionan y otros continúan indefinidamente siendo ellos los que están siendo gestionados por su instalación en lugar de lo contrario. Si estás sufriendo este mal ponte manos a la obra a solucionarlo. Es tu prioridad número 1: hasta que no controles tu tiempo no podrás dedicarle a la gestión el tiempo necesario y, por lo tanto, serás un gestor deficiente. Pero no sólo estamos hablando de la calidad de la gestión; también hablamos de calidad de vida.
Vamos a ver los 4 pilares sobre los que se sustenta el control del tiempo de cualquier gerente, pero especialemnte el de una instalación fitness. Estos pilares me los inculcó, no con poco esfuerzo el CEO de GimnasioParaTodos.es y mi mentor, Miguel Ángel Sánchez González. Que no os engañe la sencillez de estos consejos: son realmente efectivos.
Agenda tu tiempo. No sólo es importante tener una agenda. ¡Es más importante aún seguirla! Una buena planificación de agenda no sólo tiene en cuenta las citas y reuniones, sino el tiempo que necesitamos para a una gestión eficiente. Un compromiso puede ser urgente o no urgente e importante o no importante de tal forma que todo se encuadra dentro de la matriz que se muestra. Lo no importante y no urgente, no merece nuestro tiempo, descártalo inmediatamente o delégalo. Lo no importante y urgente son las “sorpresas” del día a día, para las cuales debemos reservar un tiempo: emails y llamadas inesperadas, clientes que reclaman tu atención, etc. Lo importante y no urgente es probablemente el cuadrante más importante y desatendido: como no es urgente, se nos escapa en nuestra actividad diaria de “apaga-fuegos”. Ahí se encuadraría tiempo para actividades tales como la creatividad, la construcción de relaciones, la planificación de marketing de la próxima temporada, etc. En el último cuadrante, importante y urgente, no debería haber nunca nada salvo imprevistos. Si hemos hecho una correcta planificación, nada habrá pasado de importante y no urgente a importante y urgente. Sólo situaciones de crisis o situaciones graves realmente inesperadas deberían estar en este cuadrante. No es necesario que dibujes la matriz, pero si que latengas en la cabeza en el momento de gestionar tu agenda.
Delega responsabilidades. Es imprescindible delegar. De nada nos sirve tener un coordinador, por ejemplo, si este no dispone de autonomía para decidir las cuestiones dentro de su ámbito. Ni tener administrativos si antes de procesar cualquier documento debe pasar por ti. El trabajo de todos es importante, pero si pasas tu tiempo realizando estos trabajos ¿quién hace el tuyo? Asume que es mejor que las cosas no estén exactamente como las habrías hecho tú, pero disponer del tiempo de realizar las que sólo tú puedes hacer.
Valora tu tiempo. Cuando en tu agenda diga que es el momento de dedicarle 2 horas a planificar, a idear nuevas estrategias o cualquier otra actividad que signifique una reunión contigo mismo, trátala con la importancia que se merece: es tan importante como una reunión con la directiva o con un cliente importante. Que no te pasen llamadas, da orden de que nadie entre a tu despacho, no contestes el móvil. Lo que sea necesario para conseguir que ese tiempo sea productivo. De este tiempo depende tu futuro.
Desconecta. Por la naturaleza de nuestro trabajo, disponemos de poco tiempo libre, eso es así y no va a cambiar. Pero ese poco tiempo que tenemos debemos desconectar. Por supuesto que el móvil siempre está encendido, pero sólo nos deben llamar cuando haya problemas que realmente necesiten de nuestra atención. Y seamos sinceros: si delegamos correctamente no hay tantos problemas que necesiten de nuestra atención en las horas que no estamos en nuestros gimnasios. Si no desconectas adecuadamente, vives en un estado de trabajo continuo que agota, consume toda tu energía y provoca que ni trabajes al 100% cuando toca ni descanses nunca. ¡Y nuestra familia y amigos también necesitan disfrutar de nosotros sin tener la cabeza en otro lado!
Espero que estos consejos te ayuden tanto como a mi me ayudaron en su día. No siempre es sencillo hacerlo, un mal par de días seguidos puden dar al traste con tu agenda y desanimarte, pero hay que saber volver a la estructura cuando eso sucede.
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